Implementasi Sistem Pengelolaan Surat Permohonan Eksternal Berbasis Google Apps Script di PT XYZ
Implementation of a Google Apps Script-Based External Request Letter Management System at PT XYZ
https://doi.org/10.30595/jppm.v10i2.30951
Keywords:
Google Apps Script, Pengelolaan Surat, Sistem Administrasi, Surat Permohonan EksternalAbstract
Pengelolaan surat permohonan eksternal pada Bagian Sumber Daya Manusia dan Bagian Umum di PT XYZ masih dilakukan melalui beberapa media terpisah, sehingga proses pencatatan, penyimpanan, dan monitoring status dokumen belum berjalan secara optimal. Kondisi tersebut menyebabkan penelusuran surat memerlukan waktu lebih lama serta berisiko menimbulkan keterlambatan tindak lanjut administrasi. Kegiatan pengabdian ini bertujuan untuk menerapkan sistem pengelolaan dan monitoring surat berbasis Google Apps Script dalam membantu meningkatkan efisiensi dan keteraturan administrasi. Metode pelaksanaan kegiatan dilakukan melalui beberapa tahapan utama, yakni identifikasi kebutuhan pengguna, perancangan, implementasi, sosialisasi, dan pengujian menggunakan metode Black Box Testing serta User Acceptance Testing. Hasil pengujian menunjukkan bahwa keseluruhan fitur sistem mampu berjalan dengan baik sesuai kebutuhan operasional. Sistem ini juga terbukti mempercepat proses pencarian data, mempermudah pemantauan status surat, serta menjadikan manajemen dokumen lebih terintegrasi dan terdokumentasi. Kesimpulannya, implementasi sistem ini berhasil mendukung peningkatan efektivitas pengelolaan administrasi surat pada lingkungan operasional di dalam perusahaan secara menyeluruh.
References
Adiwisastra, M. (2023). Sistem informasi geografis persebaran sekolah di Kota Tasikmalaya berbasis web. Jurnal Komputer dan Informatika, 11(2), 134–144. https://doi.org/10.35508/jicon.v1i2.9808
Azmi, M. C., Siddiq, T. A., & Nasution, Y. R. (2023). Perancangan sistem arsip surat masuk dan keluar biro administrasi dan pembangunan Provinsi Sumatera Utara berbasis web. Simtek: Jurnal Sistem Informasi dan Teknik Komputer, 8(1), 58–60. https://doi.org/10.51876/simtek.v8i1.174
Bale, P. J., Marlina, T., Muanas, M., & Fahmie, A. (2023). Pengaruh sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal terhadap kualitas laporan keuangan pemerintah daerah. Jurnal Informatika Kesatuan, 3(2), 111–122. https://doi.org/10.37641/jikes.v3i2.1815
Cholifah, W. N., Yulianingsih, Y., & Sagita, S. M. (2018). Pengujian black box testing pada aplikasi Action & Strategy berbasis Android dengan teknologi Phonegap. STRING (Satuan Tulisan Riset dan Inovasi Teknologi), 3(2), 206–210. https://doi.org/10.30998/string.v3i2.3048
Darmansah, T., Solih, M., Daulay, N. A., &Zulna, R. F. (2024). Efektivitas penggunaan media teknologi dan informasi dalam pengelolaan surat masuk dan keluar di sekolah menengah atas. Algebra, 4(2), 1–8. https://jurnal-algebra.com/index.php/algebra
Fathurrohman, F., Rusmini, M., & Marjono, M. (2023). Pengaruh pengelolaan arsip dinamis berbasis teknologi informasi terhadap kualitas pelayanan dan efektivitas kerja pegawai. Khazanah: JurnalPengembangan Kearsipan, 16(1). https://doi.org/10.22146/khazanah.75546
Harahap, S. R. (2020). Implementasi e-office sebagai pendukung kegiatan administrasi perkantoran. Jurnal Nusantara. https://jurnal.um-tapsel.ac.id/index.php/nusantara/article/view/872
Lawongo, N., Senduk, J. J., & Lesnusa, R. (2021). Peranan pengelolaan arsip dalam meningkatkan proses temu-kembali pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kepulauan Talaud. Acta Diurna Komunikasi, 3(2), 11.
Londa, M. A., Wee, Y. A., & Radja, M. (2022). Implementasi sistem informasi monitoring disposisi surat masuk dan surat keluar berbasis website. MATRiK: Jurnal Manajemen, Teknik Informatika dan Rekayasa Komputer, 21(2), 379–388. https://doi.org/10.30812/matrik.v21i2.1443
Petrovic, N., Nejkovic, V., Petrović, N., Roblek, V., Radenković, M., &Nejković, V. (2020). Approach to rapid development of data-driven applications for smart cities using AppSheet and Apps Script. ResearchGate. https://www.researchgate.net/publication/344572555
Rachman, A. A. (2022). Pengelolaanarsipsuratmasuk dan suratkeluar pada biro umum dan perlengkapansekretariatdaerahProvinsi Sulawesi Selatan. Journal of Administrative and Social Science, 3(1), 67–70. https://doi.org/10.55606/jass.v3i1.7
Ramadhani, S., & Asyari, M. (2021). Sistem informasi arsip surat menyurat. Jurnal Teknologi dan Sistem Informasi Bisnis, 3(1), 175–184. https://jurnal.unidha.ac.id/index.php/jteksis/article/view/172
Sanchis, R., García-Perales, Ó., Fraile, F., & Poler, R. (2020). Low-code development platforms: A systematic literature review. Journal of Systems and Software, 170, 110717. https://doi.org/10.1016/j.jss.2020.110717
Sommerville, I. (2016). Software engineering (10th ed.). Pearson Education.
Sutresno, S., &Singgalen, Y. (2023). Analysis and design of Morotai tourism village information system (SIDEWITA) based on local wisdom of Tokuwela and Babari tradition. Journal of Information Systems and Informatics, 5(1), 174–185. https://doi.org/10.51519/journalisi.v5i1.441
Wulandari, D. S., & Ismaya. (2023). Pengelolaan arsip elektronik di era digital. IKOMIK: Jurnal Ilmu Komunikasi dan Informasi, 3(2), 39–43. https://doi.org/10.33830/ikomik.v3i2.5252
Downloads
Published
How to Cite
Issue
Section
License
Copyright (c) 2026 Silviagrni Anggraeni, Sri Raharso, Hidya Indira Lastari, Sri Surjani Tjahjawati, Ermina Tiorida, Nazofatullidya
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License.
Authors who publish with this journal agree to the following terms:
Authors retain copyright and grant the journal right of first publication with the work simultaneously licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License that allows others to share the work with an acknowledgement of the work's authorship and initial publication in this journal.
Authors are able to enter into separate, additional contractual arrangements for the non-exclusive distribution of the journal's published version of the work (e.g., post it to an institutional repository or publish it in a book), with an acknowledgement of its initial publication in this journal.
Authors are permitted and encouraged to post their work online (e.g., in institutional repositories or on their website) prior to and during the submission process, as it can lead to productive exchanges, as well as earlier and greater citation of published work (See The Effect of Open Access).
Indonesian version:
Penulis yang menerbitkan dengan jurnal ini setuju dengan ketentuan berikut:
Penulis mempertahankan hak cipta dan memberikan jurnal hak publikasi pertama dengan karya yang secara bersamaan dilisensikan di bawah Creative Commons Attribution 4.0 International License yang memungkinkan orang lain untuk berbagi karya dengan pengakuan atas kepenulisan karya dan publikasi awal dalam jurnal ini.
Penulis dapat masuk ke dalam pengaturan kontrak tambahan yang terpisah untuk distribusi non-eksklusif dari versi terbitan jurnal dari karya tersebut (misalnya, mempostingnya ke repositori institusional atau menerbitkannya dalam sebuah buku), dengan pengakuan atas publikasi awalnya di jurnal ini.
Penulis diizinkan dan didorong untuk memposting karya mereka secara online (misalnya, di repositori institusional atau di situs web mereka) sebelum dan selama proses penyerahan, karena dapat mengarah pada pertukaran yang produktif, serta kutipan yang lebih awal dan lebih besar dari karya yang diterbitkan (See The Effect of Open Access).
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License.
